- Berichten verspreid over kanalen
- Handmatig zoeken naar de boeking
- Serviceverzoeken zonder eigenaar
- Upsells worden snel vergeten
Voor hotels, B&B's, vakantieparken en short-stay
HARK Hospitality
Van “hoe laat is ontbijt?” tot late check-out: iedere gastvraag op één plek.
HARK Hospitality verbindt gasten, verblijven en gesprekken in één digitale receptie. Je team ziet wie er schrijft, bij welk verblijf de vraag hoort en welke actie nodig is — zonder te zoeken in losse inboxen, briefjes en spreadsheets.
Menselijke controle op AI
Meertalige gastcommunicatie
Koppelingen per accommodatie
01Eén gastProfiel, voorkeurstaal en historie bij elkaar.
02Eén verblijfAankomst, vertrek, kamer en verzoeken in context.
03Eén gesprekVragen en antwoorden per gastreis terugvinden.
Het dagelijkse probleem
Een gast ziet één accommodatie. Je team ziet vijf losse systemen.
Een vraag begint op WhatsApp, de boeking staat elders, housekeeping krijgt een mondeling bericht en een extra ontbijt belandt op een briefje. Daardoor kost een eenvoudig verzoek onnodig veel tijd en ontbreekt het overzicht.
- Gesprek direct bij gast en verblijf
- Verzoeken met status en verantwoordelijke
- Goedgekeurde kennis voor consistente antwoorden
- Extra services zichtbaar in dezelfde werkstroom
De complete gastreis
Niet alleen antwoorden. Elk contactmoment voorbereiden.
HARK houdt de context vast van reservering tot nazorg. Zo krijgt je team precies op het juiste moment de informatie en acties die bij deze gast horen.
Na de boeking
Leg de gast, bron, verblijfdata en voorkeurstaal vast. Bevestigingen en praktische informatie kunnen als gecontroleerd bericht worden voorbereid.
Voor aankomst
Vraag aankomsttijd uit, deel route- of parkeerinformatie en bied relevante extra's aan, zoals ontbijt of early check-in.
Tijdens verblijf
Koppel handdoeken, housekeeping, vervoer of een technische melding direct aan de gast, kamer en verantwoordelijke collega.
Rond vertrek
Houd openstaande verzoeken en extra services in beeld en bereid vertrek- of late-check-outcommunicatie voor.
Na vertrek
Plan nazorg, een reviewverzoek of een passend terugkeeraanbod zonder de eerdere gastcontext kwijt te raken.
Zo werkt het in de praktijk
Van bericht naar afgehandelde actie.
Alles wat je receptie nodig heeft om gastvragen snel en goed af te handelen.
“Kunnen we om 12:00 inchecken?”
De medewerker ziet direct het verblijf en de accommodatie-afspraken. HARK maakt een antwoordconcept in de taal van de gast; je team controleert en verstuurt.
“Er zijn geen handdoeken op de kamer.”
Maak vanuit het gesprek een verzoek, wijs het toe en volg de status. De receptie ziet wanneer het is opgepakt en kan de gast gericht informeren.
“Kunnen we morgen ook ontbijten?”
Leg ontbijt, late check-out of een arrangement als extra service vast bij het verblijf. Zo blijft de omzetkans onderdeel van dezelfde gastreis.
Een vraag komt binnen in het Duits.
HARK gebruikt de voorkeurstaal en gecontroleerde accommodatiekennis voor een passend concept. Een medewerker houdt de laatste controle.
Een kijkje in HARK Hospitality
Zo wordt een contactmoment een duidelijke gastflow.
Trigger, timing, kanaal en bericht staan visueel achter elkaar. Je team ziet direct wat actief is en kan iedere stap bewerken, pauzeren of opnieuw activeren.
Alles voor je receptie op één plek
Iedereen ziet wat nu aandacht nodig heeft.
De receptie werkt vanuit de inbox, serviceteams vanuit open verzoeken en het management ziet waar terugkerende vragen of omzetkansen ontstaan.
Bekijk wat dit voor jouw accommodatie kan vervangen →Gastinbox
Open gesprekken, kanaal, verblijf en prioriteit bij elkaar.
Verblijven
Aankomst, vertrek, bron, accommodatie en gastprofiel.
Serviceboard
Verzoeken, eigenaar, deadline en actuele afhandelstatus.
Kennis & AI
Goedgekeurde antwoorden als basis voor meertalige concepten.
Upsells
Ontbijt, late check-out, vervoer en arrangementen bij het verblijf.
Contactmomenten
Voorbereide berichten voor aankomst, verblijf, vertrek en nazorg.
Kanalen en koppelingen
Aansluiten op je huidige werkwijze.
We beloven geen “één klik en alles werkt”. Iedere accommodatie gebruikt andere kanalen en boekingssoftware. Daarom brengen we eerst je gaststromen in kaart en activeren we alleen de koppelingen die veilig zijn ingericht en getest.
WhatsApp Cloud API
Aansluiting via de beveiligde Meta-werkruimte, na configuratie en goedkeuring van de kanaalinstellingen.
Beveiligde koppelingE-mail en webchat
Breng gastgesprekken samen zodra de gekozen mailbox- en websiteconnector voor jouw omgeving is geactiveerd.
Per kanaal inrichtenOTA- en PMS-systemen
De connectorlaag is voorbereid; een specifieke provider wordt pas actief na API-inrichting, gegevensmapping en een gecontroleerde test.
Provider-specifiekAI met duidelijke grenzen
HARK helpt je team antwoorden. Het neemt de verantwoordelijkheid niet over.
Gastcommunicatie vraagt om nuance. Daarom blijven AI-antwoorden en geplande berichten standaard concepten. Pas een apart goedgekeurde connectorflow mag een bericht echt via een extern kanaal verwerken.
1
Je eigen kennis als basisOpeningstijden, faciliteiten en serviceafspraken worden beheerd als gecontroleerde accommodatiekennis.
2
Een medewerker houdt controleHet team beoordeelt de inhoud en bepaalt wanneer menselijke aandacht nodig is.
3
Gegevens veilig gescheidenGast- en verblijfsgegevens blijven bij het juiste bedrijf.
Voor wie
Gebouwd voor bedrijven waar gastcontact doorgaat nadat de boeking binnen is.
Voor recepties die vragen, verzoeken, kamers en extra services in samenhang willen behandelen.
Voor eigenaren die persoonlijk willen blijven communiceren zonder continu tussen apps te wisselen.
Voor teams met meerdere accommodaties, terugkerende servicevragen en operationele verzoeken.
Voor locaties met veel aankomstinformatie, zelfstandige check-in en meertalige gasten.
Veelgestelde vragen
Eerst weten of het past?
In een demo lopen we je huidige gastreis en gebruikte systemen door. Zo wordt direct duidelijk wat HARK kan centraliseren en waar een specifieke koppeling nodig is.
Vervangt HARK mijn PMS of boekingsplatform?
Niet automatisch. HARK Hospitality richt zich op de gastreis, communicatie, serviceverzoeken en upsells. Of gegevens uit je PMS of boekingsplatform worden overgenomen, hangt af van de beschikbare en veilig ingerichte providerkoppeling.
Kan HARK zelfstandig gasten antwoorden?
Niet standaard. HARK maakt antwoordconcepten op basis van gecontroleerde kennis. Je team beoordeelt die. Automatische verwerking kan alleen via een afzonderlijk goedgekeurde connectorflow.
Werkt WhatsApp direct na activatie?
WhatsApp vereist een correct ingerichte Meta Cloud API-werkruimte en goedgekeurde kanaalinstellingen. We controleren die inrichting voordat het kanaal wordt gebruikt.
Kan iedere medewerker alle gastgegevens zien?
HARK werkt met een afgeschermde klantomgeving. Toegang binnen je organisatie wordt afgestemd op de gebruikers en rollen die voor je werkproces nodig zijn.
Kan ik klein beginnen?
Ja. Begin bijvoorbeeld met gastprofielen, verblijven en serviceverzoeken. Voeg kanalen, kennis, upsells en geplande contactmomenten toe wanneer de basis klopt.
Gratis HARK-account
Probeer HARK gratis met je eigen gasten en verblijven.
Maak een gratis account om de omgeving te bekijken. Heb je specifieke kanalen of reserveringskoppelingen nodig, plan dan aanvullend een gerichte Hospitality-demo.